Zasady finansowania, rozliczania i organizowania konferencji naukowych oraz innych imprez o charakterze naukowym organizowanych przez Politechnikę Wrocławską reguluje Zarządzenie Wewnętrzne 104/2022.

Wysokość narzutu kosztów pośrednich w konferencjach określa Zarządzenie Wewnętrzne 6/2024. [§ 1 pkt 3.3)].

W celu otwarcia projektu jak również przekwalifikowania (zmiany budżetu), sporządzony i zatwierdzony preliminarz należy dostarczyć do Działu Projektów celem zatwierdzenia zmian w systemie TETA EDU.

Zamknięcia konferencji należy dokonać w terminie nieprzekraczającym 2 miesięcy od daty jej zakończenia, jednak nie później, niż do końca roku kalendarzowego, w którym odbyła się konferencja na druku stanowiącym załącznik nr 2 do ZW 104/2022. W szczególnych przypadkach Prorektor ds. Współpracy może wyrazić zgodę na przesunięcie terminu rozliczenia konferencji na podstawie złożonego przez jednostkę pisma uzasadniającego zmianę.