Podmiot jest zobowiązany do wydatkowania w danym roku minimum 60% środków przeznaczonych na ten rok. W przypadku wykorzystania niższej kwoty Podmiot zobowiązany jest dołączyć do raportu rocznego pisemne wyjaśnienie powodu niższego wydatkowania środków.

Środki finansowe niewykorzystane przez Podmiot w danym roku kalendarzowym mogą być wydatkowane w kolejnym roku realizacji umowy, ale nie później niż w terminie do 3 miesięcy po otrzymaniu z MEiN ostatniej raty lub informacji o nie wypłaceniu ostatniej raty. Po tym terminie środki finansowe podlegają zwrotowi, w terminie 14 dni. W przypadku opóźnienia naliczane będą odsetki ustawowe za opóźnienie liczone od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu.

Zgodnie z informacją otrzymaną od MEiN – koszty w projekcie rozliczane są metodą memoriałową.

Raporty roczne:

składne są do końca lutego roku następującego po roku, w którym Podmiotowi zostały przekazane środki finansowe na realizację umowy.

Raport końcowy:

Składa się w terminie 60 dni od daty wypłaty ostatniej raty lub informacji o niewypłaceniu ostatniej raty:

Podmiot jest zobowiązany do niezwłocznego przesłania do Ministerstwa kopii dokumentu potwierdzającego dokonanie płatności końcowej i finalne rozliczenie projektu przez Komisję Europejską lub właściwy organ finansujący. Ostatnia rata płatna będzie po otrzymaniu przez Ministerstwo kopii tego dokumentu.

W przypadku, gdy w wyniku rozliczenia projektu obniżona zostanie kwota przypadająca na Podmiot, kwota ostatniej raty zostanie pomniejszona o różnicę pomiędzy kwotą dofinansowania, a wyrażoną w złotych, przeliczoną według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego obowiązującego w dniu rozliczenia projektu, kwotą przypadającą na Podmiot wynikającą z rozliczenia projektu, przy zastosowaniu zasad określonych w części III ust. 3 Komunikatu.

W przypadku, gdy wyliczona  różnica będzie większa lub równa wysokości ostatniej raty, ostatnia rata nie zostanie wypłacona Podmiotowi. Podmiot zostanie poinformowany w formie pisemnej o niewypłaceniu ostatniej raty.

Składa się w terminie 30 dni w przypadku, gdy:

• umowa zostanie rozwiązana za porozumieniem Stron, w przypadku wystąpienia zdarzenia, za które żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności, a które uniemożliwia wykonanie umowy
• Podmiot powiadomi Ministra o okolicznościach skutkujących natychmiastowym rozwiązaniem przez MEiN umowy
• Podmiot zaprzestanie realizacji projektu, niezależnie od przyczyny. W tej sytuacji Minister wstrzyma dalsze finansowanie dodatków

Niezłożenie któregokolwiek raportu w wyznaczonym terminie, nieuzupełnienie lub nieusunięcie braków formalnych w terminach stanowi podstawę do odstąpienia przez Ministra od umowy w terminie 60 dni od dnia, w którym powinien być złożony prawidłowy raport i żądania zwrotu całości przekazanych środków finansowych wraz z odsetkami ustawowymi od wartości tych środków liczonymi od dnia ich otrzymania przez Podmiot.

Termin zakończenia realizacji umowy ustala się na dzień, w którym Minister, na podstawie oceny raportu końcowego uzna umowę za wykonaną i rozliczoną lub za wykonaną nienależycie lub niewykonaną.

Zmiany wymagające powiadomienia MEiN oraz aneksu do umowy:

• zmiany dokonane w Grant Agreement projektu, do którego jest przyznawana Premia na Horyzoncie) mające wpływ na wysokość przyznanych środków finansowych oraz harmonogram wypłaty środków. Zawiadomienie powinno nastąpić niezwłocznie w formie pisemnej. Ponadto powinno zawierać nową kwotę środków przypadających na Podmiot wyrażoną w Euro.
• Zmiana wysokości finansowania przypadająca na Podmiot, w tym polegająca na przesunięciu środków finansowych pomiędzy partnerami projektu lub konieczności zwrotu środków finansowych do Komisji Europejskiej lub organu finansującego.
• Zmiana wysokości finansowania projektu przypadająca na Podmiot oraz zmiana charakteru uczestnictwa Podmiotu w projekcie, spowoduje ponowne wyliczenie wysokości środków finansowych zgodnie z częścią III ust. 3 Komunikatu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 kwietnia 2019 r. o ustanowieniu przedsięwzięcia „Premia na Horyzoncie 2”, zwanego dalej „Komunikatem” według średniego kursu euro Narodowego Banu Polskiego określonego w zgłoszeniu.

Po otrzymaniu pisemnego powiadomienia o ponownie wyliczonej wysokości środków Finansowych Podmiot przesyła do MEiN projekt aneksu podpisany przez uprawnioną osobę kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku, gdy wyliczona kwota ogółem  będzie niższa od kwoty dotychczas wypłaconej Podmiotowi, Podmiot zobowiązany jest do zwrotu różnicy pomiędzy tymi kwotami, powiększonej o wysokość ponownie wyliczonej ostatniej raty na rachunek Ministerstwa w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania do zwrotu środków.

Niewyrażenie przez Podmiot zgody na zawarcie aneksu w przypadku zmniejszenia kwoty finansowania stanowi podstawę do odstąpienia przez Ministra od umowy w terminie 30 dni od dnia otrzymania przez Podmiot pisemnego powiadomienia, i żądania zwrotu całości przekazanych środków finansowych wraz z odsetkami ustawowymi od wartości tych środków liczonymi od dnia ich otrzymania przez Podmiot.

Wprowadzenie zmian w realizacji umowy możliwe jest nie później niż do dnia otrzymania przez Podmiot rozliczenia projektu.

Zmiana warunków umowy wywołująca skutki finansowe w danym roku budżetowym może być dokonana nie później niż do dnia 15 listopada tego roku.

Zmiana numeru rachunku bankowego nie wymaga sporządzania aneksu do umowy. Podmiot zobowiązany jest do przekazania MEiN niezwłocznie pisemnej informacji o takiej zmianie. Dla swej skuteczności wymaga równoległego potwierdzenia przez dział księgowy Podmiotu poprzez wysłanie wiadomości e-mail.