Szacowany podział budżetu wynikający z Grant Agreement może być zmieniany przez transfery kwot między partnerów lub pomiędzy kategoriami budżetowymi (lub oba).

Koszty poniesione na realizację zadań projektowych, aby mogły być uznane za kwalifikowalne, a tym samym mogły być zaakceptowane przez Komisję Europejską jako podstawa do wyliczenia kwoty dofinansowania, muszą spełniać następujące warunki:

• koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta;
• koszty poniesione w czasie trwania projektu;
• koszty wskazane w szacunkowym budżecie określonym w Aneksie 2;
• koszty poniesione w związku z opisanymi w projekcie działaniami i niezbędne do ich realizacji;
• Możliwa jest ich identyfikacja i weryfikacja, w szczególności powinny być ujmowane w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie ze standardami rachunkowości obowiązującymi w kraju, w którym beneficjent ma siedzibę oraz zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów przez beneficjenta;
• koszty poniesione zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi w zakresie podatków, pracy i zabezpieczenia społecznego;
• koszty racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności jeśli chodzi o oszczędność i wydajność.

VAT będzie kosztem kwalifikowalnym, o ile instytucja nie może go odzyskać.

Kwota jednostkowa określona w załączniku 2 lub obliczone przez beneficjenta zgodnie z jego zwyczajową praktyką księgowania kosztów pomnożona przez liczbę rzeczywistych jednostek.

Stały ryczałt 25% kosztów kwalifikowalnych - z wyłaczeniem kosztów podwykonawstwa (subcontracting).

W niektórych projektach istnieją inne reguły finansowania.

Wytyczne poszczególnych konkursów szczegółowo określają zasady.

Koszty osobowe:

• kalkulowane w odniesieniu do poszczególnych pracowników zatrudnionych do realizacji projektu (indywidualna stawka godzinowa pracownika zatrudnionego przy realizacji projektu pomnożona przez liczbę przepracowanych godzin);
• zgodne z zapisami księgowymi (księga główna, roczne sprawozdania finansowe) oraz z dokumentacją uzupełniającą (umowa o pracę, zbiorowy układ pracy, krajowe przepisy podatkowe i o ubezpieczeniach społecznych, lista płac, rejestracja czasu pracy, wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie wypłaty wynagrodzeń itd.).

Inne koszty bezpośrednie:

• pogrupowane według rodzaju tzn. koszty podróży i diet, sprzętu trwałego, zakup towarów i usług, powinny być dostępne informacje dotyczące każdej transakcji;
• zgodne z zapisami księgowymi (księga główna, roczne sprawozdania finansowe) oraz dokumentacją uzupełniającą (zamówienia, dowody dostawy, faktury, umowy, wyciągi bankowe, procedury dot. amortyzacji itp.).

Wynagrodzenia: 

• nie mogą zawierać elementów uznaniowych (czyli takich, które nie są oparte na zwykłych praktykach płacowych i/lub ich wypłacanie nie bazuje na obiektywnych kryteriach)
• muszą być wypłacane zgodnie z przepisami krajowymi, zbiorowym układem pracy oraz umową o pracę oraz
• muszą spełniać ogólne zasady kwalifikowalności kosztów w Horyzoncie 2020.

Koszty personelu do sprawozdania finansowego obliczamy mnożąc stawkę godzinową przez liczbę godzin przepracowanych przy realizacji projektu

Jako liczbę rocznego produktywnego czasu pracy beneficjenci mogą wybrać jedną z następujących opcji:

•  1 720 godzin w przypadku osób pracujących w pełnym wymiarze czasu pracy (lub odpowiedni proporcjonalny odsetek w przypadku osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy)
• łączną liczbę godzin przepracowanych przez daną osobę w danym roku na rzecz beneficjenta;
• standardową liczbę godzin zazwyczaj stosowaną przez beneficjenta w odniesieniu do jego personelu, zgodnie z jego zwyczajową praktyką księgowania kosztów.

Przy kalkulacji stawki godzinowej beneficjenci powinni korzystać z rocznych kosztów personelu oraz liczby godzin rocznego produktywnego czasu pracy za każdy rok obrotowy w ramach danego okresu sprawozdawczego. 

W przypadku, gdy rok obrotowy nie jest zamknięty na koniec okresu sprawozdawczego, beneficjenci powinni stosować stawkę godzinową za ostatni dostępny zamknięty rok obrotowy.

Przykład:

Dla osób pracujących wyłącznie do projektu (w pełnym wymiarze lub w niepełnym wymiarze czasu pracy) wystarczy podpisać "oświadczenie w sprawie pracy wyłącznie dla projektu" na jeden lub na cały okresie sprawozdawczy, deklaracja musi być opatrzony datą i podpisem.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do wyłączności, należy wykazać zapisy rzeczywistych godzin pracy

Dla osób, które nie pracują wyłącznie dla projektu, beneficjent musi prowadzić ewidencję czasu pracy pokazującą liczbę faktycznie przepracowanych godzin w formie papierowej lub w systemie rejestrującym czas komputerowo.

Koordynator musi przedłożyć KE/REA raporty merytoryczne i finansowe, w tym wnioski o płatność w terminie 60 dni od końca każdego okresu sprawozdawczego.

Okresy rozliczeniowe zwykle co 18 miesięcy

Koordynator musi poinformować KE/REA do dnia 31 grudnia/30 listopada każdego roku o łącznych wydatkach poniesionych przez beneficjentów od daty rozpoczęcia działania.

Informacje te są potrzebne KE/REA do celów rachunkowych i nie będą wykorzystywane do obliczania ostatecznej kwoty dotacji.