Narzędziem do monitorowania i rozliczania projektów w Programie Interreg Europa Środkowa jest Wspólny System Monitorowania Elektronicznego (JEMS).  

Kalkulacja wynagrodzeń dokonywana jest po stawce rzeczywistej za każdy miesiąc przepracowany w projekcie, inaczej niż w programach typu Horyzont 2020 czy Horyzont Europa.

Podstawą wyliczenia kwalifikowalnych wynagrodzeń w projekcie są wynagrodzenia obliczane indywidualnie dla każdego pracownika oddelegowanego do realizacji projektu w ujęciu miesięcznym obejmujące:

1. Wynagrodzenie zasadnicze
2. Premie regulaminowe
3. Dodatek za pracę w projekcie
4. Dodatek za staż pracy
5. Dodatek funkcyjny
6. Składki na ubezpieczenia społeczne i PPK w części obciążającej pracodawcę, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
7. Dodatkowe wynagrodzenie roczne, tzw. trzynastka (pod warunkiem, że pracownik jest zatrudniony do projektu w momencie jej wypłacenia)
8. Wynagrodzenie chorobowe płatne przez zakład pracy.

Zakres ten różni się od elementów wynagrodzenia, które są kwalifikowalne w projektach realizowanych w ramach programów Horyzont 2020 oraz Horyzont Europa.

Program Interreg Europa Środkowa stosuje sześć różnych kategorii kosztów:

1. Koszty personelu
2. Koszty biurowe i administracyjne
3. Koszty podróży i zakwaterowania
4. Koszty ekspertów zewnętrznych i koszty usług zewnętrznych
5. Koszty wyposażenia
6. Koszty przygotowawcze

Koszty personelu

Koszty personelu Partnera mogą zostać rozliczane na podstawie dwóch opcji:

1. Metody procentowej - Partner musi udokumentować, że koszty wynagrodzenia personelu zostały poniesione i opłacone. W zależności od procenta oddelegowania do projektu możliwe jest kwalifikowanie 100% lub mniej całkowitych kosztów wynagrodzenia personelu. 
2. Stawki ryczałtowej w wysokości 20% kosztów innych niż koszty personelu - Partner nie musi dokumentować poniesienia oraz opłacenia kosztów wynagrodzenia personelu.  Ryczałt wynosi 20% kosztów poniesionych w kategorii kosztów od 4 do 6. 

Koszty administracyjno-biurowe

Kwalifikowalna kwota ryczałtu w wysokości 15% będzie liczona automatycznie w raporcie,  w zależności od wysokości kosztów personelu, również w przypadku kosztów personelu obliczonych ryczałtem.  W przypadku, gdy Partner rozlicza projekt w formie 40% stawki ryczałtowej (obliczanej od kosztów personelu), to ryczałt ten obejmuje również koszty biurowe i administracyjne.

Koszty podróży i zakwaterowanie

Kwalifikowalna kwota ryczałtu w wysokości 9% będzie liczona automatycznie w raporcie, w zależności od wysokości kosztów personelu, również w przypadku kosztów personelu obliczonych ryczałtem.  Ta stawka ryczałtowa jest ustalana na poziomie krajowym, co oznacza, że Partnerzy mający siedzibę w określonym kraju obliczają koszty podróży i zakwaterowania według stawki ryczałtowej obowiązującej dla danego kraju. Dla Polski stawka ryczałtowa wynosi 9%. Stawka ryczałtowa obejmuje wydatki związane z podróżami i zakwaterowaniem pracowników zatrudnionych w instytucji partnera, realizujących zadania związane z projektem, w związku z ich uczestnictwem w spotkaniach, seminariach i konferencjach, itp. W przypadku, gdy Partner rozlicza projekt w formie 40% stawki ryczałtowej (obliczanej od kosztów personelu, to ryczałt ten obejmuje również koszty biurowe, administracyjne i podróży. W takim wypadku nie przysługuje ryczałt 9%. 

Koszty Ekspertyz i usług zewnętrznych

Kategoria kosztów obejmuje wydatki związane z zewnętrznymi dostawcami usług, ekspertami zewnętrznymi lub konsultantami (zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne, inne niż partner i pozostali partnerzy projektu). Koszty ekspertyz i usług zewnętrznych mogą zostać zrefundowane na podstawie jednej z dwóch poniższych opcji:

1. Koszty rzeczywiste, w przypadku których Partner musi udokumentować, że wydatek został poniesiony i opłacony;
2. Stawka ryczałtowa w wysokości 40% kosztów personelu, rozliczanych metodą procentową. W tym przypadku Partner nie musi dokumentować, że wydatek został poniesiony i opłacony.

Koszty Wyposażenia

W kategorii kosztów Partner raportuje koszty zakupu, wynajmu lub dzierżawy wyposażenia. Wyposażenie musi służyć realizacji merytorycznych działań w projekcie, osiągnieciu produktów projektu, a nie być wykorzystywane do celów instytucjonalnych, administracyjnych. Koszty wyposażania  mogą zostać zwrócone na podstawie jednej z dwóch poniższych opcji:

1. Koszty rzeczywiste, w przypadku których Partner musi udokumentować, że wydatek został poniesiony i opłacony;
2. Stawka ryczałtowa w wysokości 40% kosztów bezpośrednich kosztów personelu. W tym przypadku Partner  nie musi dokumentować, że wydatek został poniesiony i opłacony.

Kwota ryczałtowa na koszty przygotowania i zawierania umów.

Zatwierdzone projekty, w ramach których beneficjenci sfinalizują i podpiszą  umowę o dofinansowanie, zyskują prawo do zwrotu kosztów przygotowania i zawierania w formie kwoty ryczałtowej.

Podatek VAT jest kosztem kwalifikowalnym (niezależnie od możliwości jego odzyskania) dla projektów, których całkowity budżet projektu jest niższy niż 5 000 000 EUR łącznie z VAT.

KURS EURO do raportów 

Zgodnie z wytycznymi programowymi obowiązującym kursem wymiany jest średni kurs ustalony przez Komisję Europejską z miesiąca, w którym raport został złożony do kontrolera krajowego.  Kursy średnie miesięczne Komisji Europejskiej można znaleźć na stronie internetowej.

TERMIN NA ZŁOŻENIE RAPORTU DO KONTROLERA KRAJOWEGO

Nie później niż 2 tygodnie po zakończeniu okresu sprawozdawczego.

PROCES KONTROLI ADMINISTRACYJNEJ

1.  Kontrola kosztów rzeczywistych rozpoczyna się z dniem poinformowania kontrolera krajowego o złożeniu raportu w systemie JEMS. Pismo przewodnie informujące o złożeniu raportu w systemie zostaje przekazane kontrolerowi krajowemu projektu.

2. Kontroler krajowy zwraca się z prośbą o dostarczenie w wersji elektronicznej tylko wybranych do próby dokumentów, chyba, że możliwe będzie przekazanie dokumentacji przez system JEMS.

3. Kontroler krajowy przekazuje dostęp do przestrzeni chmurowej, na której partner umieszcza dokumentację poprzez wysłanie linku aktywacyjnego.

4. Partnerzy projektu składają swoje sprawozdania merytoryczne i finansowe do partnera wiodącego projektu odpowiednio wcześniej, aby partner wiodący mógł dochować terminu raportu zbiorczego. W tym celu partner wiodący wyznaczy partnerom projektu termin złożenia ich raportów merytorycznych i finansowych. Zaleca się bezwzględnie, aby raport wpłynął do kontrolera krajowego w terminie nie później niż 2 tygodnie po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Kontroler krajowy przeprowadza weryfikację w terminie 3 miesięcy od daty otrzymania pisma przewodniego informującego o gotowości raportu do kontroli.  W tym terminie kontroler jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania partnerowi projektu Informacji o wyniku weryfikacji administracyjnej oraz certyfikatu i listy sprawdzającej wraz z raportem.  Wyjątkiem jest rozliczenie ostatniego raportu. Końcowy raport musi być dostarczony do zakończenia fazy zamknięcia projektu.     

5. Po zakończeniu kontroli wspólnego sprawozdania finansowego Wspólny Sekretariat przekazuje wniosek o płatność do Instytucji Zarządzającej, która z kolei weryfikuje, czy wszystkie klauzule umowne i inne wymogi zostały spełnione. Jeżeli kontrole zadeklarowanych wydatków przeprowadzone przyniosą zadowalający wynik, uruchamiana jest procedura wypłaty wnioskowanej kwoty EFRR.  Wypłata środków przez IZ następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 80 dni od dnia złożenia wniosku o płatność.

Podczas wdrażania projekty mogą napotkać potrzebę modyfikacji formularza wniosku w celu dostosowania go do rzeczywistych potrzeb. Modyfikacje można podzielić na drobne lub duże w zależności od ich wpływu na projekt.

Drobne modyfikacje to dostosowania, które nie mają znaczącego wpływu na projekt. Mogą być wdrażane bez uprzedniej zgody organów programu w określonym zakresie elastyczności. Drobne modyfikacje mogą dotyczyć  elementów administracyjnych.

Aby rozpocząć proces modyfikacji, partner prawny musi poinformować o potrzebie zmiany informacji administracyjnych. W razie potrzeby otwierane są odpowiednie sekcje w Jems, gdzie partner może aktualizować informacje i przesyłać odpowiednie dokumenty w razie potrzeby.

Projekty Międzynarodowe Współfinansowane

Przedmiotem programu jest wsparcie uczestnictwa podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki w projektach międzynarodowych obejmujących badania naukowe lub prace rozwojowe, współfinansowanych ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, realizowanych we współpracy z partnerami zagranicznymi, w tym w projektach obejmujących badania realizowane na wielkich urządzeniach badawczych zlokalizowanych poza granicami kraju, w ramach:

• programów badawczych Unii Europejskiej;
• innych międzynarodowych programów, inicjatyw lub przedsięwzięć badawczych.

W ramach programu mogą być finansowane koszty projektu do wysokości 90% kosztów kwalifikowalnych ponoszonych przez wnioskodawcę na realizację projektu ze środków krajowych.

W ramach programu o finansowanie mogą wnioskować podmioty realizujące projekty obejmujące badania realizowane na wielkich urządzeniach badawczych zlokalizowanych poza granicami kraju. W przypadku takich projektów wartość dostępu do wielkiego urządzenia badawczego zlokalizowanego za granicą, stanowiąca wkład ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi musi być wyrażona kwotowo.

Podmioty realizujące projekty w ramach innych (niż unijne) międzynarodowych programach, inicjatywach lub przedsięwzięciach badawczych mogą wnioskować o finansowanie w ramach programu, jeżeli finansowanie projektu ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi nie jest mniejsze niż 30% kosztów udziału wnioskodawcy w projekcie ogółem.