W projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa umowa o dofinansowanie określa szczegółowo jakich zmian w umowie może dokonać Beneficjent w podziale na zmiany wymagające i nie wymagające akceptacji Instytucji Pośredniczącej. Planowane zmiany można dokonywać poprzez ich pisemne zgłoszenie nie później niż 21 dni przed zakończeniem rzeczowym realizacji Projektu. Zmiany można wprowadzić jedynie po potwierdzeniu, że nie wpłyną negatywnie na realizację celów projektu i spełnienie kryteriów wyboru.

Przykładowe zmiany regulowane umowami o dofinansowanie w projektach POPC:

Zmiany wymagające akceptacji Instytucji Pośredniczącej, wprowadzane aneksem do Umowy:

• wydłużenie okresu realizacji lub kwalifikowalności projektu
• dodanie nowych kategorii i podkategorii wydatków w budżecie Projwktu lub innej zmiany zakresu rzeczowego Projektu
• zwiększenie wartości wydatków kwalifikowanych i dofinansowania Projektu
• zmiana wskaźników produktu i rezultatu zdefiniowanych we wniosku o dofinansowanie
• przesunięcie terminu osiągnięcia kamieni milowych
• zwiększenia kosztów przeznaczonych na koszty pośrednie oraz wynagrodzenia personelu bezpośrednio zaangażowanych w realizację Projektu
• zwiększenie kosztów przeznaczonych na działania promocyjne lub na zwiększenia kosztów związanych z kategoriami podlegającymi limitom zgodnie z Wnioskiem o dofinansowanie
• zwiększenie stawek jednostkowych i ryczałtowych
• zwiększenie kosztów związanych z zakupem nieruchomości
• zmiana Beneficjenta lub Partnera Projektu

Bez konieczności akceptacji Instytucji Pośredniczącej Beneficjent może dokonywać:

• przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków, wynikających z dostosowania budżetu Projektu do wartości udzielonych zamówień
• przesunięć środków do określonej procentowo w konkretnej umowie o dofinansowanie wartości środków w odniesieniu do kategorii z której są przesuwane środki, w stosunku do pierwotnego wniosku o dofinansowanie zaakceptowanego na etapie oceny merytorycznej, o ile przesunięcia te są spowodowane przyczynami innymi niż wynikające z dostosowania budżetu projektu do wartości udzielonych zamówień oraz o ile są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu
• zmian w Harmonogramie rzeczowo-finansowym realizacji projektu polegających na przesunięciu terminów realizacji poszczególnych zadań, za wyjątkiem zmian powodujących przesunięcie terminu osiągnięcia „kamieni milowych”, dotyczących rzeczowego okresu realizacji Projektu, dotyczących okresu kwalifikowalności
• zmian w porozumieniu/umowie o partnerstwie, o ile zmiany te nie dotyczą podziału zadań pomiędzy stronami porozumienia lub umowy o partnerstwie

Każdorazowo w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w projekcie należy przeanalizować zapisy podpisanej umowy o dofinansowanie oraz dokumentacji konkursowej.