Zgodnie z informacją otrzymaną od Fundacji na rzecz Nauki Polskiej, Główny wykonawca projektu nie może pełnić w projekcie żadnej funkcji administracyjnej tzn. nie może być Kierownikiem projektu na PWr.

Obowiązki Głównego wykonawcy są określone w umowie o dofinansowanie, poniżej najważniejsze informacje.

Szczegółowe warunki realizacji Projektu

1. Główny wykonawca Projektu podczas realizacji Projektu nie może być jednocześnie liderem/liderką zespołu w projekcie w ramach działania Międzynarodowe Agendy Badawcze lub TEAM NET Fundacji na rzecz Nauki Polskiej.

2. Konkurs dla studentów przeprowadzony jest przez Beneficjenta w porozumieniu z Głównym wykonawcą Projektu według zasad przyjętych w jednostce.

3. W skład komisji oceniającej kandydatury (studentów, Doktorantów i Młodych doktorów) wchodzi przynajmniej dwóch przedstawicieli Beneficjenta, w tym Główny wykonawca Projektu.

Ogólne warunki dofinansowania

1. Beneficjent dysponuje środkami wyłącznie w celu realizacji Projektu. Wydatkowanie przez Beneficjanta środków przekazanych przez Instytucję na realizację Projektu, w tym również w ramach stawki ryczałtowej wymaga uzgodnienia z Głównym wykonawcą Projektu (proponujemy, aby Kierownik jednostki, w której jest realizowany projekt podpisał w tej sprawie porozumienie z Głównym Wykonawcą).

2. Ze względu na możliwość łączenia realizacji Projektu z innymi projektami realizowanymi w tym samym czasie, w przypadku pokrywania się całości bądź części Projektu z tymi projektami, Beneficjent każdorazowo musi uzyskać zgodę Instytucji oraz zachowuje zasady unikania podwójnego finansowania oraz spełnienie warunków dotyczących limitów godzinowych związanych z zaangażowaniem zawodowym personelu projektu, o których mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

Wynagrodzenia personelu Projektu

1. Główny wykonawca Projektu i pozostałe osoby zaangażowane do bezpośredniej realizacji Projektu nie mogą pobierać jednocześnie wynagrodzenia w innym projekcie finansowanym przez Instytucję z wyłączeniem projektu PoC oraz PRIME w określonych wymiarach etatu, za zgodą Instytucji. W przypadku wypłaty dodatków, osoba otrzymuje jeden dodatek za pracę w kilku projektach, rozliczany proporcjonalnie do zaangażowania w projekt.

2. Łączne zaangażowanie zawodowe każdej osoby wchodzącej w skład personelu Projektu w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy UE oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów (niezależnie od formy zaangażowania), nie może przekroczyć 276 godzin miesięcznie.

Szczegółowe warunki realizacji Projektu

1. W terminie do 6 miesięcy od rozpoczęcia realizacji Projektu, skład zespołu prowadzącego w projekcie prace B+R powinien liczyć minimum 3 osoby wraz z głównym wykonawcą projektu.

2. W celu zaangażowania w realizację Projektu studentów, Doktorantów i Młodych doktorów finansowanych ze środków Projektu Beneficjent musi przeprowadzać konkursy.

3. Podczas konkursów na stanowiska Doktorantów i Młodych doktorów obowiązują następujące zasady:

• Informacja o konkursie jest ogłaszana publicznie, co najmniej na stronie internetowej Beneficjenta oraz na stronie EURAXESS, także w języku angielskim,
• Informacja o konkursie obejmuje w szczególności opis stanowiska, wymagania stawiane kandydatom i warunki finansowe,
• Beneficjent przekaże Instytucji z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni informacje o przewidywanych terminach rozmów z kandydatami, w celu zapewnienia możliwości uczestniczenia w rekrutacji przedstawicielom Instytucji w charakterze obserwatorów.
• Beneficjent dokumentuje proces naboru w formie protokołu, który zawiera co najmniej: informacje nt. ogłoszeń o konkursie, kryteriów wyboru, terminów naboru, listy kandydatów oraz noty wraz z uzasadnieniami uzyskane przez kandydatów podczas rekrutacji.
• Warunkiem kwalifikowania wynagrodzenia lub stypendium osoby rekrutowanej jest prawidłowe przeprowadzenie procesu rekrutacji, co potwierdza protokół, który musi być zatwierdzony przez Instytucję, która może powołać ekspertów zewnętrznych do jego oceny.

4. Łączne zaangażowanie zawodowe każdej osoby wchodzącej w skład personelu Projektu w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy UE oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta i innych podmiotów (niezależnie od formy zaangażowania), nie może przekroczyć 276 godzin miesięcznie.

5. Ze względu na możliwość łączenia realizacji Projektu z innymi projektami realizowanymi w tym samym czasie, w przypadku pokrywania się całości bądź części Projektu z tymi projektami, Beneficjent każdorazowo musi uzyskać zgodę Instytucji oraz zachowuje zasady unikania podwójnego finansowania oraz spełnienie warunków dotyczących limitów godzinowych związanych z zaangażowaniem zawodowym personelu Projektu, o których mowa w Wytycznych kwalifikowalności.

1. Łączna kwota dofinansowania przekazanego w formie zaliczek nie może przekroczyć maksymalnie 95% całkowitej kwoty dofinansowania Projektu, o której mowa w § 2 ust. 5 i powinna zostać w całości rozliczona najpóźniej do końca okresu kwalifikowalności wydatków dla Projektu, o którym mowa w § 7 ust. 1. Pozostałe 5% kwoty dofinansowania zostanie wypłacone w formie refundacji poniesionych przez Beneficjenta wydatków po akceptacji przez Instytucję wniosku o płatność końcową.

2. Najwyższa transza zaliczki w ramach Projektu nie może przekroczyć w danym momencie 40% całkowitej kwoty dofinansowania, o którym mowa w § 2 ust. 5 Umowy.

3. Rozliczenie transzy zaliczki powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia otrzymania transzy i polega na wykazaniu we wniosku o płatność:

• faktycznie poniesionych wydatków kwalifikowalnych rozliczających transzę zaliczki lub
• faktycznie poniesionych wydatków w kategorii/ach wydatków, w odniesieniu do których została naliczona stawka ryczałtowa lub
• wykonania zadań i osiągnięcia wskaźników produktu w przypadku stawek jednostkowych lub
• na zwrocie niewykorzystanych środków.

4. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych lub niezwrócenia niewykorzystanej części zaliczki w terminie 14 dni od dnia upływu terminu, o którym mowa w ust. 8, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub do dnia zwrócenia niewykorzystanej części zaliczki.

5. Instytucja przekazuje Beneficjentowi dofinansowanie na podstawie wniosków o płatność, składanych w terminach określonych Harmonogramem płatności, na rachunek bankowy Beneficjenta.

1. Beneficjent składa wnioski o płatność za pośrednictwem CST2021 nie rzadziej niż raz na 3 miesiące.

2. W terminie 25 dniu po upływie 18 miesięcy realizacji Projektu, Beneficjent składa sprawozdanie śródokresowe na wzorze udostępnionym przez Instytucję. Instytucja przeprowadza ocenę śródokresową Projektu z udziałem ekspertów zewnętrznych, która dotyczy oceny:

• postępu realizacji Projektu i osiągania kamieni milowych,
• rekrutacji i kompetencji zespołu projektowego,
• współpracy z zagranicznym partnerem naukowym Projektu,
• współpracy z krajowym partnerem gospodarczym na podstawie umowy.

3. W terminie 30 dni od zakończenia Projektu Beneficjent składa sprawozdanie końcowe przygotowane przez Głównego wykonawcę Projektu, z zastrzeżeniem § 13 ust. 9, na wzorze udostępnionym przez Instytucję.

Podatek VAT jest kwalifikowany.

15% kosztów personelu

Weryfikacja wydatków rozliczanych stawką jednostkową polega na sprawdzeniu, czy i na jakim poziomie zrealizowano wskaźniki określone w ust. 25. Ma to miejsce na podstawie następujących dokumentów:

• zaświadczenie lub inny równoważny dokument potwierdzający ukończenie szkolenia podpisany przez wykonawcę szkolenia, zawierające informację o temacie szkolenia, podmiocie przeprowadzającym szkolenie, dacie i liczbie godzin szkoleniowych, formie szkolenia (zdalna, stacjonarna lub mieszana, przy czym w przypadku formy mieszanej niezbędne jest wskazanie liczby godzin szkoleniowych prowadzonych stacjonarnie i zdalnie) oraz informację czy szkolenie prowadzone było w formule otwartej czy zamkniętej – w przypadku szkoleń;
• oświadczenie Beneficjenta o tym, że usługa szkoleniowa (szkolenie).jest 
• zakupiona od usługodawców niemających powiązań osobowych ani kapitałowych z Beneficjentem;
• przeprowadzona przez usługodawców zewnętrznych (osoby niezatrudnione u Beneficjenta na podstawie jakiejkolwiek formy zatrudnienia , które oferują usługi rozwojowe);
• odpłatna (nie jest finansowana ze środków publicznych ani prywatnych i dostarczana nieodpłatnie Beneficjentowi);
• nieobjęta podwójnym finansowaniem.

W celu weryfikacji stawki jednostkowej wyliczonej do rozliczania egzaminu, ustala się wskaźnik "Zrealizowana usługa szkoleniowa – egzamin". Weryfikacja wydatków rozliczanych stawką jednostkową polega na sprawdzeniu, czy i na jakim poziomie zrealizowano wskaźnik "Zrealizowana usługa szkoleniowa – zrealizowany egzamin".

Ma to miejsce na podstawie następujących dokumentów:
1) certyfikat, dyplom lub inny równoważny dokument potwierdzający zdanie egzaminu;
2) oświadczenie Beneficjenta o tym, że usługa szkoleniowa (egzamin) jest:
a) zakupiona od usługodawców niemających powiązań osobowych ani kapitałowych z Beneficjentem;
b) przeprowadzona przez usługodawców zewnętrznych (osoby niezatrudnione u Beneficjenta na podstawie jakiejkolwiek formy zatrudnienia , które oferują usługi rozwojowe);
c) odpłatna (nie jest finansowana ze środków publicznych ani prywatnych i dostarczana nieodpłatnie Beneficjentowi);
d) nieobjęta podwójnym finansowaniem.

W przypadku szkoleń rozliczanych na podstawie stawki jednostkowej:

• zaświadczenie lub inny równoważny dokument potwierdzający ukończenie szkolenia podpisany przez wykonawcę szkolenia, zawierające informację o temacie szkolenia, podmiocie przeprowadzającym szkolenie, dacie i liczbie godzin szkoleniowych, formie szkolenia (zdalna, stacjonarna lub mieszana, przy czym w przypadku formy mieszanej niezbędne jest wskazanie liczby godzin szkoleniowych prowadzonych stacjonarnie i zdalnie) oraz informację czy szkolenie prowadzone było w formule otwartej czy zamkniętej – w przypadku szkoleń;
• oświadczenie Beneficjenta o tym, że usługa szkoleniowa (szkolenie) jest:

- zakupiona od usługodawców niemających powiązań osobowych ani kapitałowych z Beneficjentem;

- przeprowadzona przez usługodawców zewnętrznych (osoby niezatrudnione u Beneficjenta na podstawie jakiejkolwiek formy zatrudnienia, które oferują usługi rozwojowe);

- odpłatna (nie jest finansowana ze środków publicznych ani prywatnych i dostarczana nieodpłatnie Beneficjentowi);

- nieobjęta podwójnym finansowaniem.

W zakresie stosowania stawek jednostkowych dotyczących usług szkoleniowych (szkoleń oraz egzaminów) w przypadku poważnych wątpliwości w zakresie faktycznego dostarczenia usługi lub uzasadnionych podejrzeń nadużyć finansowych, weryfikacji mogą podlegać dokumenty księgowe i wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków na usługę, przy czym dokumenty te nie będą służyły udowodnieniu wartości poniesionego wydatku, lecz będą stanowić dowód, że wykonanie usługi faktycznie miało miejsce.

1. Beneficjent zobowiązuje się zachować trwałość Projektu, o której mowa w art. 65 rozporządzenia ogólnego, przez okres 5 lat od daty zatwierdzenia wniosku końcowego lub wypłaty płatności końcowej na rzecz Beneficjenta, w zależności co nastąpiło później.

2. Beneficjent może za zgodą Instytucji zbyć lub dokonać likwidacji środka trwałego nabytego z wykorzystaniem dofinansowania, który z uwagi na postęp technologiczny stał się przestarzały. W takim przypadku Beneficjent jest zobowiązany kupić ze środków własnych inny środek trwały o parametrach technicznych i funkcjonalnych nie gorszych od zbywanego środka trwałego, w terminie 3 miesięcy od dnia sprzedaży lub likwidacji środka trwałego nabytego z wykorzystaniem dofinansowania, dzięki któremu możliwa będzie realizacja Projektu oraz utrzymanie celu zrealizowanego Projektu. W przypadku, kiedy wartość nowo zakupionego środka trwałego będzie niższa niż zbywanego środka trwałego, Beneficjent zobowiązany będzie do zwrotu wypłaconego dofinansowania odpowiednio do wartości kosztów kwalifikowanych uwzględnionych w ramach nowo zakupionego środka trwałego, w terminie 7 dni od dnia jego zakupu. Postanowienia § 11 ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio. Postanowienie stosuje się odpowiednio do utraty środka trwałego.

3. Beneficjent w terminach wskazanych przez Instytucję jest zobowiązany do składania corocznie oświadczenia o efektach Projektu potwierdzającego wypełnianie obowiązku, o którym mowa w ust. 1.