Zasady przygotowania i realizacji projektów na Politechnice Wrocławskiej zostały uregulowane w Zarządzeniu Wewnętrznym ZW 2/2023 w sprawie wprowadzenia zada przygotowania i realizacji projektów. Osoby, które są zainteresowane przygotowaniem projektów krajowych, w tym współfinansowanych ze środków zagranicznych z wyłączeniem projektów realizowanych na zlecenie podmiotów zewnętrznych, dla których regulacje określone są w odrębnym zarządzeniu wewnętrznym oraz projektów międzynarodowych powinny zapoznać się z powyższym dokumentem (dotyczy między innymi projektów finansowanych z funduszy strukturalnych, programów Komisji Europejskiej, krajowych i zagranicznych programów badawczych, badawczo-rozwojowych, edukacyjnych, inwestycyjnych).
Osoby zamierzające rozpocząć prace nad wnioskiem projektowym, zobowiązane są poinformować o tym kierownika jednostki organizacyjnej i zapoznać go z ryzykami związanymi z projektem, w celu uzyskania zgody na przygotowanie projektu oraz jego realizację. Jeśli Kierownik jednostki organizacyjnej nie wnosi zastrzeżeń do przedstawionych mu informacji, wyraża pisemną zgodę na przygotowanie projektu i jego realizację w danej jednostce organizacyjnej. Następnie wyznacza kierownika projektu na druku „Zgłoszenie projektu”, którego wzór stanowi zał. nr 1 do ZW 2/2023 lub w przypadku udziału w projektach indywidualnych na druku „Zgłoszenie projektu indywidualnego” (wzór - zał. nr 1a do ZW 2/2023).
„Zgłoszenie projektu”, lub „Zgłoszenie projektu indywidualnego” kierownik projektu dostarcza do Działu Projektów na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym terminem złożenia dokumentacji aplikacyjnej.
Złożenie zał. nr 1 do Działu Projektów w przypadku projektów partnerskich jest podstawą rozpoczęcia procesu weryfikacji umowy/porozumienia o współpracy. Załącznik nr 1 podpisuje Kierownik Projektu oraz Dziekan Wydziału, a w przypadku innych jednostek organizacyjnych Kierownik jednostki organizacyjnej, w ramach której Projekt ma być realizowany. W sytuacji, gdy Projekt będzie realizowany w więcej niż jednej jednostce organizacyjnej, zgodę na realizację poszczególnych zadań powinni wyrazić Kierownicy jednostek, w ramach których ma być realizowane zadanie/ zadania w projekcie.
Równocześnie ze złożeniem zał. nr 1 składany jest do Działu Projektów podpisany formularz stanowiący zał. nr 1b „Analiza ryzyka projektu”, będący wynikiem przeprowadzonej przez kierownika wstępnej analizy ryzyka projektowego.
Wypełniony formularz, którego wzór stanowi zał. nr 1b stanowi integralną część „Zgłoszenia projektu”, przedkładaną do zatwierdzenia kierownikowi jednostki organizacyjnej celem poinformowania o ewentualnych czynnikach ryzyka w projekcie i zaplanowanych działaniach zaradczych lub minimalizujących ryzyko. Za ustalenie i ocenę ryzyk oraz za dobór środków minimalizujących ryzyka projektowe odpowiada kierownik projektu.
Przed złożeniem dokumentacji aplikacyjnej kierownik projektu składa wniosek do Kwestury o wydanie oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT, w formie wymaganej przez instytucję finansującą (w przypadku gdy oświadczenie funkcjonuje tylko w systemie w formie elektronicznej należy złożyć wydruk z systemu zawierający treść oświadczenia).
Do wniosku należy dołączyć dokument „Informacja o zakresie realizowanego projektu, na potrzeby oceny kwalifikowalności podatku VAT” zgodnie z właściwym wzorem stanowiącym zał. nr 2 do ZW 2/2023 lub odpowiednio 2a dla projektów inwestycyjnych - aparatura lub 2b dla projektów inwestycyjnych - budowlanych. Kopia wydanego oświadczenia o VAT jest również załącznikiem do wniosku o otwarcie projektu.
Warto również zapoznać się z dokumentami ułatwiającymi pisanie projektu i regulującymi kwestie finansowe na PWr.
1. Regulacje dotyczące środków trwałych
3. Komunikat Kwestor odnośnie amortyzacji i zwiększenia wartości środka trwałego