Zgodnie z Zasadami w projektach FERS zatrudnienie osób w projekcie dotyczy dwóch grup, analogicznie do podziału wydatków na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie.

Personel merytoryczny (rozliczany w kosztach bezpośrednich) zaangażowany do projektu odpowiada za realizację zadań merytorycznych, natomiast personel zarządzający/ administracyjny, rozliczany w kosztach pośrednich, skupia się wyłącznie na czynnościach związanych z zarządzaniem projektem (jego koordynacją, w tym również koordynacją poszczególnych zadań), zadaniach administracyjnych i formalnoprawnych, związanych z prawidłową realizacją umowy o dofinansowanie projektu (np. w obszarze rozliczeń i rachunkowości, raportowania).

Kwalifikowalnymi składnikami wynagrodzenia personelu są wynagrodzenie brutto oraz koszty ponoszone przez pracodawcę, w tym także wypłaty na dodatki (zgodne z wewnętrznymi regulacjami beneficjenta) związane z realizacją projektu,

W sytuacji wykonywania zadań w kilku projektach w ramach Programu lub w innych programach w tym samym czasie, personelowi projektu powinien być przyznawany jeden rodzajowo dodatek (dodatek dotyczący wykonywania zadań w projekcie/projektach FERS oraz w pozostałych programach strukturalnych - jeśli dotyczy)

Jednocześnie Zasady wskazują na ograniczenie kwalifikowalności dodatku za pracę w projekcie FERS do wysokości 80% wynagrodzenia podstawowego.

Dofinansowanie wypłacane jest w formie zaliczek.

Wypłata transz zaliczki jest dokonywana zgodnie z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. Kwoty transz wskazane w harmonogramie płatności powinny odpowiadać zapotrzebowaniu na środki w okresie kolejnych 3 miesięcy realizacji projektu.

Wypłata kolejnych transz uzależniona jest od złożenia przez beneficjenta i zweryfikowania przez Instytucję wniosku o płatność na kwotę wydatków rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych wcześniej transz dofinansowania.

Pierwszy wniosek o płatność, będący podstawą wypłaty pierwszej transzy dofinansowania, składany jest w terminie do 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

Kolejne wnioski o płatność za okresy rozliczeniowe składane są zgodnie z harmonogramem płatności w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego, a końcowy wniosek o płatność w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji Projektu.

Szkolenie NCBIR na temat przygotowania wniosku o płatność

Beneficjent przedkłada wnioski o płatność oraz dokumenty niezbędne do rozliczenia Projektu za pośrednictwem CST2021.

Instrukcje obsługi systemu 

W rozporządzeniu EFS+ w art. 16 ust. 1 wskazano katalog wydatków niekwalifikowalnych z EFS+. Wydatki te mogą być finansowane w projektach FERS wyłącznie na zasadzie cross-financingu, tj. jako wydatki objęte wsparciem w ramach EFRR.

Możliwość ponoszenie wydatków na zasadzie cross-financingu określona jest w Rocznym Planie Działania oraz w regulaminie wyboru projektu. Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa. Warunkiem kwalifikowalności ww. wydatków jest ich bezpośredni związek z projektem (powiązanie z zakresem merytorycznym projektu) oraz logiczne uzupełnienie działań finansowanych z EFS+ w ramach projektu FERS (powiązanie z głównymi zadaniami), co podlega weryfikacji podczas wyboru i wdrażania projektu.

Cross-financing w projektach EFS+ dotyczy wyłącznie trzech grup wydatków:

1. zakupu gruntu i nieruchomości;
2. zakupu infrastruktury
3. zakupu mebli, sprzętu i pojazdów

W FERS limit wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 15% wartości każdego priorytetu.

Limit cross-financingu obowiązujący dla danego naboru określany jest w dokumentacji danego naboru.

Podatek VAT jest kwalifkowany.

W ramach projektu EFS+ wsparcie udzielane jest uczestnikom projektu lub podmiotom określonym we wniosku o dofinansowanie projektu, spełniającym warunki kwalifikowalności. Warunki kwalifikowalności uczestnika projektu lub podmiotu otrzymującego wsparcie wskazane są w rozdziale 4 Wytycznych kwalifkowalności.

Zgodnie z Umową o dofinansowanie do podstawowych obowiązków Beneficjenta należy m.in:

• zbieranie danych osobowych uczestników Projektu oraz podmiotów obejmowanych wsparciem zgodnie z zakresem określonym w załączniku nr 4 do umowy i na warunkach określonych w Wytycznych monitorowania oraz niezwłoczne wprowadzanie ich do CST2021;
• zobligowanie uczestników Projektu, na etapie ich rekrutacji do Projektu, do przekazania informacji dotyczących ich sytuacji po zakończeniu udziału w Projekcie (do 4 tygodni od zakończenia udziału) zgodnie z zakresem danych określonych w Wytycznych monitorowania (tzw. wspólne wskaźniki rezultatu bezpośredniego);

• przestrzeganie zasad równościowych na wszystkich etapach wdrażania Projektu, w tym w szczególności w odniesieniu do uczestników projektów.