Kalkulacja wynagrodzeń dokonywana jest po stawce rzeczywistej za każdy miesiąc przepracowany w projekcie, inaczej niż w programach typu Horyzont 2020 czy Horyzont Europa.

Podstawą wyliczenia kwalifikowalnych wynagrodzeń w projekcie są wynagrodzenia obliczane indywidualnie dla każdego pracownika oddelegowanego do realizacji projektu w ujęciu miesięcznym obejmujące:

1. Wynagrodzenie zasadnicze
2. Premie regulaminowe
3. Dodatek za pracę w projekcie
4. Dodatek za staż pracy
5. Dodatek funkcyjny
6. Składki na ubezpieczenia społeczne i PPK w części obciążającej pracodawcę, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
7. Dodatkowe wynagrodzenie roczne, tzw. trzynastka (pod warunkiem, że pracownik jest zatrudniony do projektu w momencie jej wypłacenia)
8. Wynagrodzenie chorobowe płatne przez zakład pracy.

Zakres ten różni się od elementów wynagrodzenia, które są kwalifikowalne w projektach realizowanych w ramach programów Horyzont 2020 oraz Horyzont Europa.

TERMINY

Co do zasady każdy raport z postępu obejmuje okres 6 miesięcy.

KURS EURO DO RAPORTÓW

System online automatycznie zastosuje kurs wymiany Komisji obowiązujący w miesiącu, w którym raport partnera jest przedkładany do weryfikacji kontrolerowi w tym systemie na Portalu.

PROCES RAPORTOWANIA

Każdy partner składa partnerowi wiodącemu raport poświadczony przez kontrolera krajowego zgodnie z wymogami kontroli finansowej obowiązującymi w danym kraju.

W programie zaleca się, aby każdy partner projektu przedkładał kontrolerowi swój raport w ciągu 2 tygodni od zakończenia okresu raportowania, tak, aby partner wiodący miał wystarczająco dużo czasu na opracowanie wspólnego raportu z postępu.

 Raport partnera na Portalu musi zawierać:

• listę wydatków (w tym listę umów)
• certyfikat z kontroli,
• raport z kontroli (w tym listę sprawdzającą).

Przed złożeniem raportu do wspólnego sekretariatu, każdy raport z postępu musi zostać zweryfikowany i potwierdzony przez niezależnego kontrolera, zgodnie z systemem kontroli ustanowionym przez każde państwo członkowskie. Zasady te nie mają zastosowania, jeśli koszty są zwracane na podstawie stawki zryczałtowanej. Głównym celem kontroli jest sprawdzenie, czy projekt został zrealizowany oraz czy koszty współfinansowane w ramach programu Interreg Europa zostały rozliczone i zgłoszone zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie, zatwierdzonym formularzem wniosku, a także zasadami programu, przepisami krajowymi i unijnymi.

Na podstawie raportów od poszczególnych partnerów oraz informacji od partnerów na temat prowadzonych działań partner wiodący opracowuje wspólny raport z postępu i składa go do wspólnego sekretariatu.  Potwierdza w ten sposób, że informacje przekazane przez partnerów zostały dokładnie odzwierciedlone we wspólnym raporcie z postępu oraz, że związane z tym koszty wynikające z realizacji projektu są zgodne z planem i założeniami określonymi w formularzu wniosku oraz zostały w tym raporcie opisane.

Wspólny sekretariat sprawdza raport i, w razie potrzeby, wysyła do partnera wiodącego prośby o wyjaśnienia. Po wyjaśnieniu wszystkich kwestii raport z postępu jest zatwierdzany.

Organ księgowy dokonuje płatności na rzecz partnera wiodącego.

Podatek VAT jest kwalifikowany.

Kategorie kosztów mających zastosowanie w programie:

1. personel,
2. biurowe i administracyjne, 
3. podróże i zakwaterowanie, 
4. ekspertyzy i usługi zewnętrzne, 
5. wyposażenie,
6. koszty przygotowawcze

Personel

W przypadku osób pracujących w projekcie w pełnym wymiarze czasu pracy można ubiegać się o zwrot całkowitych miesięcznych kosztów brutto zatrudnienia pracownika (w tym składek na ubezpieczenie społeczne pracodawcy). Zaangażowanie w projekt w 100% powinno być udokumentowane w umowie o pracę i/lub w innym oficjalnym dokumencie wydanym przez pracodawcę. 

W przypadku programu Interreg Europa koszty osobowe pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin przy realizacji projektu muszą być obliczane z zastosowaniem stałego procentu kosztów zatrudnienia brutto

Wydatki biurowe i administracyjne

Wydatki biurowe i administracyjne są ujmowane w budżecie i wykazywane jako stawka zryczałtowana wynosząca 15% kosztów osobowych każdego partnera. 

Wydatki na podróże i zakwaterowanie

Wydatki na podróże i zakwaterowanie rozliczane są jako stawka zryczałtowana w wysokości 15% kosztów personelu partnera,  lub w uzasadnionych przypadkach na podstawie poniesionych wydatków rzeczywistych.

Koszty ekspertyz i usług zewnętrznych

Koszty ekspertyz i usług zewnętrznych obejmują wydatki poniesione na podstawie umów lub pisemnych porozumień, na podstawie faktur lub wniosków o zwrot kosztów na rzecz zewnętrznych usługodawców, którym zlecono wykonanie pewnych zadań/działań związanych z realizacją projektu

Wyposażenie

Koszty wyposażenia obejmują wydatki na finansowanie sprzętu zakupionego, wynajętego lub wydzierżawionego przez partnera, niezbędnego do osiągnięcia celów projektu.

Koszty przygotowawcze

Zgodnie z art. 109 pkt 1 rozporządzenia (UE) nr 2021/1060, koszty przygotowawcze są ustalone w formie płatności ryczałtowej w wysokości 17 500 euro.

W przypadku poważnych zmian wymienionych w podręczniku programu partner wiodący powinien wypełnić i złożyć "wniosek o zmianę" za pośrednictwem Portalu. O ile nie udzielono innych instrukcji, o zmianę można wnioskować w dowolnym momencie realizacji projektu.  W projekcie należy opisać wnioskowaną zmianę i wyraźnie przedstawić jej uzasadnienie. W zależności od charakteru wnioskowanych zmian, decyzję o zatwierdzeniu podejmie instytucja zarządzająca/wspólny sekretariat lub komitet monitorujący program Interreg Europa, w drodze procedury pisemnej. Data wejścia w życie zmian podawana jest w liście notyfikacyjnym zatwierdzającym wniosek o wprowadzenie zmian. 

1. Dofinansowaniu wkładu własnego dla parterów z Polski z rezerwy celowej

2. Współfinansowanie wkładu własnego  ze środków MNiSW - tylko projekty badawcze