Rozliczanie projektu badawczego NCN:
RAPORTOWANIE
|
TERMIN SKŁADANIA RAPORTU |
| Raport roczny |
raport z realizacji projektu badawczego za dany okres sprawozdawczy, służy bieżącemu monitorowaniu realizacji projektu |
do 31 marca następnego roku;
Pierwszy raport roczny należy złożyć za rok kalendarzowy, w którym okres realizacji projektu wyniósł co najmniej 8 miesięcy. Jeżeli realizacja projektu zgodnie z umową zakończy się nie później niż 30 kwietnia danego roku kalendarzowego, to raport roczny za rok poprzedzający nie jest wymagany.
|
| Raport cząstkowy |
na podstawie oceny tego raportu, projekt otrzymuje finansowanie na drugi okres realizacji (dotyczy projektów SONATA BIS, MAESTRO) |
30 dni po upływie 30 miesięcy realizacji projektu
(dotyczy projektów, SONATA BIS, MAESTRO)
|
| Raport końcowy |
raport podsumowujący całość realizacji projektu |
do 60 dni od daty zakończenia realizacji projektu wskazanej w umowie.
Raport końcowy w projektach etiuda składa się w terminie 13 miesięcy od dnia zakończenia pobierania przez Stypendystę stypendium.
|
Forma składania raportów:
Raport należy złożyć w wersji elektronicznej poprzez system OSF, a także wygenerowany plik PDF podpisany podpisem kwalifikowanym Kierownika projektu i Kierownika jednostki dostarczyć do NCN za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skryta e-puap) na adres ncn/SkrytkaESP.
Raporty składane do NCN podlegają weryfikacji przez Dział Projektów, po zweryfikowaniu są przekazywane do podpisu przez Władze Uczelni oraz przesyłane do Jednostki celem wysłania ich do NCN.
Wypełniony i wygenerowany raport w wersji elektronicznej PDF (wersja robocza) należy przesłać do Działu Projektów/Sekcji Rozliczeń Projektów w celu weryfikacji. Po ostatecznej akceptacji raportu należy przekazać raport do SRP, podpisany przez Kierownika projektu, do dalszego procedowania, czyli przekazania do podpisu Kierownikowi Jednostki i ewentualnie do Kwestora
Informacje podstawowe w raporcie:
Dane podmiotu realizującego projekt, kierownika projektu, podstawowe informacje o projekcie importowane są automatycznie z umowy poprzez system OSF. W przypadku konieczności zmiany jednostki realizującej projekt, kierownika projektu należy zgłosić taką potrzebę (telefonicznie, mailowo, pisemnie) do opiekuna projektu w NCN, który wprowadza do raportu poprawne dane nowej jednostki realizującej projekt.
Informacje o zrealizowanych zadaniach i poniesionych kosztach:
Wszystkie zadania badawcze wymienione we wniosku automatycznie zostają zaimportowane do raportu. Nie należy usuwać zadań badawczych niezrealizowanych w danym okresie sprawozdawczym, a planowanych do realizacji w kolejnych latach trwania projektu.
Jeżeli wprowadzona zmiana merytoryczna wpływa na treść zadań badawczych, plan badań powinien zostać zaktualizowany.
Pod wykazem zadań badawczych należy zamieścić opis zmian dokonanych w trybie: aneksu do umowy, zgody Kierownika jednostki lub zgody Kierownika projektu wraz z uzasadnieniem.
Informacja o danej zmianie w raporcie rocznym, powinna uwzględniać datę zawarcia aneksu, uzyskania zgody kierownika jednostki, wprowadzenia zmiany przez Kierownika projektu.
Wykaz publikacji w raporcie:
W raporcie należy wykazać wyłącznie publikacje, które powstały w wyniku realizacji projektu i zawierają odwołanie z podaniem numeru rejestracyjnego projektu /numeru decyzji/numeru umowy oraz pełnej nazwy agencji przyznającej środki na finansowanie projektu.
Przykład: „Praca powstała w wyniku realizacji projektu badawczego o nr 2011/01/B/NZ1/00001 finansowanego ze środków Narodowego Centrum Nauki”.
W raporcie należy wykazać publikację posiadającą co najmniej status „złożona” do redakcji (wyłącznie za potwierdzeniem redakcji). Przede wszystkim należy wykazać prace „przyjęte” do druku oraz „opublikowane. Nie należy wykazywać prac „w przygotowaniu”.
W przypadku zamieszczenia publikacji o statusie „przyjęta”, należy w systemie OSF dołączyć otrzymane z redakcji potwierdzenie przyjęcia poprzez dodanie pliku PDF.
Wykaz aparatury naukowo badawczej zakupionej lub wytworzonej podczas realizacji projektu:
Planowana aparatura jest uzupełniana automatycznie przez system OSF na podstawie informacji podanych we wniosku. W raporcie należy zweryfikować czy zakupiona aparatura jest zgodna z zaplanowaną we wniosku oraz wskazać koszty poniesione na jej zakup uwzględniając poszczególne lata trwania projektu.
Uwaga: nie należy usuwać z wykazu poszczególnych pozycji aparaturowych w przypadku niezakupienia ich w danym roku lub w trakcie realizacji projektu.
W przypadku rezygnacji z zakupu zaplanowanej we wniosku aparatury należy w polu koszty poniesione wskazać wartość „0” (w przypadku całkowitej rezygnacji) lub kwotę pomniejszoną o koszt aparatury z której zrezygnowano (w przypadku zakupu mniejszej ilości sztuk)
W przypadku zakupu dodatkowej aparatury (nieplanowanej pierwotnie we wniosku) należy wykazać ją w wykazie aparatury podając nazwę, liczbę sztuk i poniesione koszty. W polu „planowane koszty” oraz „planowana liczba” należy wpisać „0”.
W polu tekstowym należy zamieścić opis wszelkich dokonanych zmian (zmiany dokonane za zgodą Kierownika jednostki, wprowadzone za zgodą kierownika projektu oraz zmian dokonanych w trybie aneksu do umowy)
SPRAWOZDANIE FINANSOWE – ZESTAWIENIE PNIESIONYCH KOSZTÓW
Okresem kwalifikowalności kosztów w projekcie jest okres realizacji projektu począwszy od dnia uprawomocnienia się decyzji o przyznaniu finansowania do dnia zakończenia projektu.
W sytuacji gdy suma kosztów wydatkowanych jest niższa niż 50 % kosztów planowanych, zaleca się przedstawienie wyjaśnień w polu tekstowym.
Zmiany w kosztach planowanych dokonane w drodze aneksu do umowy są możliwe do wprowadzenia tylko w raporcie końcowym – dodatkowa kolumna „planowane koszty zgodnie z aneksem”.
Wszelkie zmiany w projekcie wprowadzone za zgodą Narodowego Centrum Nauki/ Kierownika jednostki/ Kierownika projektu należy opisać w polu tekstowym pod zestawieniem poniesionych kosztów.
Przykład: nadwyżka kosztów poniesionych w pozycji (...), w wysokości (...) została przeniesiona z pozycji (...) na podstawie zgody Kierownika jednostki.
Przykład: na podstawie zgody Kierownika jednostki, pismem z dnia (...) dokonano przesunięcia środków finansowych w wysokości (...) z pozycji (...) do pozycji (...)
Przykład: Nadwyżka kosztów w wysokości (...) została skredytowana ze środków podmiotu, wyrównanie nastąpi na kolejnych etapach realizacji projektu.
Zespół projektowy:
W sekcji zespół projektowy należy uwzględnić wszystkie osoby biorące udział w realizacji projektu oraz otrzymujące z tego tytułu wynagrodzenie.
Planowane wynagrodzenie wykazane w raporcie powinno zostać określone dla każdego z wykonawców na cały okres realizacji projektu
Osoby, które wykonywały zadania badawcze, a dla których nie zaplanowano wynagrodzenia na etapie składania wniosku i nie zostało ono wypłacone podczas realizacji projektu można wymienić w polu tekstowym.
W sekcji „Zespół projektowy” należy wpisać faktyczną (a nie planowaną) formę zatrudnienia, planowaną na etapie wniosku wysokość wynagrodzenia oraz w polu „Koszty poniesione na wynagrodzenia” rzeczywiste wydatki związane z wypłatą wynagrodzeń w projekcie.
W polu „Zakres prac w projekcie” należy wymienić zadania badawcze realizowane przez konkretnego wykonawcę w danym okresie sprawozdawczym (raport roczny). W kolejnych raportach rocznych wykonane zadania badawcze należy przedstawiać narastająco.
Wykonawcę otrzymującego wynagrodzenie w ramach kilku różnych form zatrudnienia należy w sekcji „Zespół projektowy” ująć kilkukrotnie tj. tyle razy ile form zatrudnienia dotyczy danej osoby.
Wszelkie zmiany w zakresie zespołu projektowego muszą być opisane w polu tekstowym pod sekcją „Zespół projektowy”.
Przykład: „Pismem z dnia … uzyskano zgodę kierownika jednostki na zmianę w zespole projektowym dotyczącą …”