Podstawą otwarcia projektu jest dwustronnie podpisana umowa o finansowanie (realizację projektu). W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość warunkowego otwarcia projektu. Decyzję taką podejmuje Rektor. W tym celu Kierownik projektu składa za pośrednictwem Działu Projektów Wniosek o warunkowe otwarcie projektu. Uzyskaną zgodę należy dołączyć do wniosku o otwarcie projektu.

Dokumentem wymaganym do uruchomienia projektu w systemie TETA EDU jest wniosek o otwarcie projektu wraz z kalkulacją składane w oryginale do Działu Projektów. Kalkulacja sporządzana jest indywidualnie dla każdego projektu. 

Dokumenty (opcjonalnie - w zależności od realiowanego projektu) dołączane do wniosku – skan/ kopia:

• dwustronnie podpisana umowa na realizację projektu
• zamówienie
• potwierdzenie przyjęcia zamówienia
• informacja o przyznaniu dotacji wydana przez Instytucję Finansującą (opcjonalnie lista rankingowa widoczna na stronie internetowej Instytucji potwierdzająca otrzymane dofinansowanie projektu)
• podpisana umowa konsorcjum (jeżeli projekt realizowany w konsorcjum)
• aktualna dokumentacja aplikacyjna
• oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT uzyskane na podstawie złożonej do Kwestury Informacji o zakresie realiowanego projektu na potrzeby oceny kwalifikowalności podatku VAT
• potwierdzenie otwarcia wyodrębnionego rachunku bankowego uzyskane na podstawie złożonego do Kwestury wniosku 

Wszystkie dane powinny być wprowadzone do systemu TETA EDU zgodnie z wnioskiem. Prosimy o zapoznanie się z instrukcją obsługi modułu OP, gdzie krok po kroku przedstawiona jest ścieżka uruchomienia projektu w systemie TETA EDU. Instrukcja jest do pobrania w zakładce Przewodnik TETA EDU - obszar OP.

Wzory dokumentów do pobrania:

• Wniosek o otwarcie projektu
• Wniosek o otwarcie projektu - deklaracja realizacji zadań merytorycznych przez Jednostkę współrealizującą projekt
• Wniosek o otwarcie projektu - projekty zlecane przez podmioty zewnętrzne
• Zgłoszenie projektu
• Zgłoszenie do projektu indywidualnego
• Zgoda na udział w projekcie - projekty zlecane przez podmioty zewnętrzne
• Informacja o zakresie realizowanego projektu na potrzeby oceny kwalifikowalności VAT
• Informacja o zakresie realizowanego projektu inwestycyjnego na potrzeby oceny kwalifikowalności podatku VAT - zakupy/ wytworzenie środków trwałych/ WNiP (aparatury)
• Informacja o zakresie realizowanego projektu inwestycyjnego budowlanego na potrzeby oceny kwalifikowalności podatku VAT
• Wniosek o otwarcie wydzielonego rachunku bankowego dla projektu
• Wniosek o warunkowe otwarcie projektu
• Wniosek o warunkowe otwarcie projektu - projekty zlecane przez podmioty zewnetrzne
• Wniosek o kredyt wewnętrzny

Kod kwalifikacji pracy oznaczony jako: P - podstawowy, S - stosowany (aplikacyjny), R - rozwojowy wynika z art. 4 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, który definiuje działalność naukową szkolnictwa wyższego. 

Kod kwalifikacji pracy oznaczony jako U - usługowy obejmuje działalność usługową na rzecz podmiotów zewnętrznych.

Rodzaje rozliczania VAT w projektach:

Komunikat Kwestora z dnia 31 stycznina 2024r. w sprawie wysokości wskaźnika współczynnika pre-struktury i struktury w roku 2024

Kwalifikowalność podatku VAT w projekcie wynika wprost z dokumentów programowych dla danego konkursu.

Zmiany w projekcie są kwestią indywidualną. Powinny być dokonywane w oparciu o wytyczne programowe, aktualnie obowiązujące dokumenty projektowe oraz w porozumieniu z Instytucją Finansującą.

Zapraszamy do zapozonania się z zakładkami dotyczącymi grup projektów realizowanych w ramach poszczególnych konkursów. Znajdziecie tam Państwo przydatne informacje w podziale na poszczególne programy.

W celu wprowadzenia zmian do systemu TETA EDU co do zasady należy złożyć do Działu Projektów - Sekcja Rozliczeń wniosek o przekwalifikowanie projektu wraz z informacją uzasadniającą dokonywaną zmianę. W szczególnych przypadkach nie ma konieczności składania wniosku w formie papierowej.

W celu ustalenia prawidłowej ścieżki postępowania prosimy o kontakt z odpowiednim Zespołem w Sekcji Rozliczeń, który udzieli pełnego wsparcia. 

Co do zasady zamknięcie projektu powinno nastąpić w terminie miesiąca od daty jego ostatecznego rozliczenia. W tym celu Kierownik projektu lub Kierownik jednostki/ komórki organizacyjnej wnioskuje do Działu Projektów o zamknięcie projektu – Wniosek o zamknięcie projektu.

Projekty zlecane przez podmioty zewnętrzne 

zamknięcie odbywa się w terminie 2 miesięcy od daty podpisania protokołu zdawczo - odbiorczego. W tym celu należy złożyć do Działu Projektów - Sekcji Rozliczeń kopię/ skan podpisanego protokołu.

Projekty drobne otwierane w trybie rocznym, zamykane są automatycznie przez Dział Projektów po upływie terminu ich zakończenia.

Konferencje - projekt wewnętrzny

Zamknięcia konferencji należy dokonać w terminie nieprzekraczającym 2 miesięcy od daty jej zakończenia, jednak nie później, niż do końca roku kalendarzowego, w którym odbyła się konferencja na druku stanowiącym zał. nr 2 do ZW 108/2017. W szczególnych przypadkach Prorektor ds. Współpracy może wyrazić zgodę na przesunięcie terminu rozliczenia konferencji na podstawie złożonego przez jednostkę pisma uzasadniającego zmianę.