Sprawozdawczość z projektu poprzez wnioski o płatność odbywa się na dwóch poziomach. Wnioski składane są na poziomie partnera - przez partnerów projektu, w tym beneficjenta wiodącego, na poziomie projektu – przez beneficjenta wiodącego.

Okresy raportowania obejmują jeden kwartał roku kalendarzowego – partnerzy projektu/beneficjent wiodący składają odpowiednie wnioski o płatność do czterech razy w roku kalendarzowym za okres:

Koszty personelu

Jest to kategoria przeznaczona do przedstawienia kosztów personelu, zaangażowanego bezpośrednio w realizację projektu - np. koordynator projektu, koordynator finansowy. Wydatki dotyczące kosztu personelu, stanowiące jednocześnie wkład rzeczowy w projekcie, są traktowane jako koszty bezpośrednie personelu.

Koszty personelu mogą być rozliczane w sposób uproszczony lub na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów.

Przy zastosowaniu tej drugiej metody rozliczania kosztów personelu, beneficjentów obowiązują następujące zasady kwalifikowalności:

• Koszty personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że pracownicy są zatrudnieni bezpośrednio przy realizacji projektu oraz kiedy można wykazać, że ich udział w realizacji projektu przyczynia się do osiągnięcia celów projektu.
• Koszty personelu stanowią wydatek kwalifikowalny w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby realizacji projektu lub w przypadku zaangażowania/oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z projektem.
• Podstawą uznania kosztu zatrudnienia za kwalifikowalny jest przedłożenie umowy o pracę/decyzji o mianowaniu itp. i opisu stanowiska lub zakresu obowiązków, określających obowiązki i wymiar czasu pracy/zasady zaangażowania pracownika w realizację projektu.
• Dane dotyczące personelu i zasad jego zaangażowania w realizację projektu rejestrowane są w systemie informatycznym SL2014.

Wydatki biurowe i administracyjne

Koszty przedstawiane w tej kategorii mają charakter kosztów pośrednich projektu.

Rozliczenie tych kosztów następuje w sposób uproszczony – wg stawki ryczałtowej w wysokości 15% bezpośrednich rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych personelu partnera projektu lub wartości ryczałtu na koszty personalne (w zależności od sposobu rozliczania kosztów personelu przez danego partnera projektu)

W przypadku rzeczywistych kosztów personelu, wartość kosztów biurowych i administracyjnych jest wyliczana wg stawki ryczałtowej w wysokości 15% wszystkich bezpośrednich rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych personelu - w tym kosztów stanowiących wkład rzeczowy w projekcie przedstawiony w kategorii koszty personelu.

Koszty podróży i zakwaterowania

Kwalifikowalne są wydatki na podróże (krajowe i zagraniczne), które są niezbędne do osiągnięcia celu projektu, odbyte przez osoby bezpośrednio zaangażowane w jego realizację. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest uznanie za kwalifikowalne kosztów podróży niezbędnej do realizacji projektu, a odbytej przez pracownika beneficjenta, którego wynagrodzenie nie jest rozliczane w projekcie. W takim przypadku w opisie rozliczenia delegacji takiej osoby powinno znaleźć się uzasadnienie odbycia podróży przez ww. osobę w ramach projektu.

Koszty ekspertów zewnętrznych i koszty usług zewnętrznych

W tej kategorii należy przedstawiać wydatki dokonywane przez beneficjentów na mocy zawartych w formie pisemnych umów/porozumień oraz faktur/rachunków z podmiotami zewnętrznymi.

Wydatki na wyposażenie

Ta kategoria kosztów przeznaczona jest do przedstawienia zakupu wyposażenia niezbędnego do realizacji projektu. Przedstawiać w ramach tej kategorii należy również koszty amortyzacji/leasingu/wynajmu niezbędnego wyposażenia używanego w okresie wdrażania projektu.

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie istnieje – w uzasadnionych przypadkach – w ramach wniosku o zmianę możliwość dokonania niezbędnych zmian w projekcie

Zmiany można podzielić na zmiany techniczne oraz zmiany merytoryczne.

Zmiany techniczne wymagają poinformowania oraz – w zależności od ich charakteru – decyzji beneficjenta wiodącego i/lub partnerów projektu.

Zmiany merytoryczne wymagają poinformowania beneficjenta wiodącego i jego decyzji, a następnie decyzji Wspólnego Sekretariatu i/lub Komitetu Monitorującego. Wnioski o zmianę łącznie dla obu rodzajów zmian można zgłaszać maksymalnie 4 razy w roku (2 techniczne oraz 2 merytoryczne, przy czym w przypadku zmian technicznych ograniczenie dotyczy tylko zmian wymagających akceptacji beneficjenta wiodącego).