Koszty kwalifikowalne podlegają refundacji w wysokości określonej w umowie jeżeli zostały poniesione:

• od dnia w którym został złożony wniosek o przyznanie pomocy, jeżeli realizacja zestawienia rzeczowo-finansowego operacji w zakresie danego kosztu została rozpoczęta nie wcześniej niż w tym dniu, a w przypadku kosztów ogólnych – od dnia 1 stycznia 2014;
• zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych, a gdy przepisy te nie mają zastosowania oraz wartość danego zadania przekracza 30 000 euro – w wyniku wyboru wykonawcy z zachowaniem konkurencyjnego trybu wyboru wykonawcy, zgodnie z przepisami art. 43a ust. 6 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (Dz. U. z 2018 r. poz. 627 z późn. zm.);
• w formie rozliczenia bezgotówkowego.

Do kosztów kwalifikowalnych operacji zalicza się:

1. Budowa, przebudowa lub remont połączony z modernizacją obiektów lub infrastruktury,

2. Zakup lub instalacja

   - nowych maszyn lub urządzeń, w tym środków transportu,

   - nowej aparatury naukowo-badawczej lub innych nowych urządzeń służących do wykonywania badań aplikacyjnych lub prac – w przypadku gdy całkowity okres amortyzacji tej aparatury lub tych urządzeń nie przekracza okresu realizacji operacji,

   - wartości niematerialnych i prawnych), w tym koszty zakupu lub instalacji oprogramowania, licencji na oprogramowanie oraz wyników badań naukowych

3. koszty ogólne, do których zalicza się:

   - sprawowania nadzoru inwestorskiego i autorskiego;

   - związane z kierowaniem robotami budowlanymi;

   - przygotowania dokumentacji technicznej operacji, w szczególności kosztorysów, projektów technologicznych lub budowlanych, ocen lub raportów oddziaływania na środowisko, dokumentacji geologicznej lub hydrologicznej, wypisów i wyrysów z katastru nieruchomości i opinii o innowacyjności przedmiotu operacji,

4. koszty badań, do których zalicza się koszty:

   - koszty zakupu materiałów i sprzętu laboratoryjnego niebędących środkami trwałymi;

   - koszty zakupu materiałów lub podzespołów lub wytworzenia elementów służących do stworzenia prototypu lub instalacji pilotażowej, jeżeli te materiały i elementy po stworzeniu tego prototypu lub instalacji będą stanowić ich część składową;

   - koszty dokonanych za okres realizacji operacji odpisów amortyzacyjnych od aparatury naukowo-badawczej lub innych urządzeń, służących do wykonywania badań w ramach operacji, ujętych w ewidencji środków trwałych podmiotu ubiegającego się o przyznanie pomocy, niezbędnych do prawidłowej realizacji operacji i bezpośrednio wykorzystywanych w związku z realizacją operacji – w przypadku gdy całkowity okres amortyzacji tej aparatury lub tych urządzeń przekracza okres realizacji operacji;

   - koszty ponoszone z tytułu odpłatnego korzystania w okresie realizacji operacji z aparatury naukowo-badawczej lub innych urządzeń, służących do wykonywania badań w ramach tej operacji; - ponoszone z tytułu odpłatnego korzystania w okresie realizacji operacji ze specjalistycznych środków transportu wewnętrznego;

   - wynagrodzenia osób bezpośrednio wykonujących badania w ramach operacji oraz innych świadczeń pieniężnych przyznanych tym osobom w związku z wykonywanymi badaniami w ramach operacji, wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne oraz składkami na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – z wyłączeniem należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową – z tym, że w przypadku pracowników grupy operacyjnej posiadającej zdolność prawną oraz pracowników podmiotów wchodzących w skład grupy operacyjnej nieposiadającej zdolności prawnej, będących osobami bezpośrednio wykonującymi badania w ramach operacji, koszty te odpowiadają procentowemu zaangażowaniu czasu pracy tych osób poświęconego na zadania związane z realizacją operacji, lecz w wysokości nie większej niż 1,5-krotność minimalnego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego dla profesora w uczelni publicznej określonego na podstawie rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2018 r. w sprawie wysokości minimalnego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego dla profesora w uczelni publicznej;

   - zakupu środków produkcji i usług, w tym usług rolniczych, ponoszone w związku z prowadzeniem badań;

   - koszty podróży służbowych osób,

   - koszty bieżące, o których mowa w art. 61 ust. 1 rozporządzenia nr 1305/2013, związanych z funkcjonowaniem grupy operacyjnej, zwanych dalej „kosztami bieżącymi”, w formie ryczałtu.

Pomoc ma formę zwrotu części kosztów kwalifikowalnych (refundacja) oraz ryczałtu w przypadku kosztów bieżących.

Wysokość pomocy przyznanej i wypłaconej na jedną operację nie może przekroczyć 5 500 000 zł, z tym że w odniesieniu do:

• kosztów inwestycyjnych, kosztów badań, a także kosztów bieżących, limit ten wynosi w sumie 5 000 000 zł,
• kosztów ogólnych limit ten wynosi w sumie 500 000 zł.

• w przypadku kosztów ogólnych - 100% kosztów kwalifikowalnych (uwzględniane w wysokości nieprzekraczającej łącznie 20 % sumy pozostały kosztów kwalifikowalnych oraz kosztów bieżących),
• w przypadku kosztów badań - 90% kosztów kwalifikowalnych,
• w przypadku kosztów inwestycyjnych - 50% kosztów kwalifikowalnych,
• koszty bieżące, w formie ryczałtu, mogą być objęte pomocą w wysokości nieprzekraczającej łącznie 20% sumy kosztów inwestycyjnych i kosztów badań oraz związanych z nimi kosztów,
• koszty usług, z wyłączeniem usług rolniczych, uwzględnia się w wysokości nieprzekraczającej łącznie 20% pozostałych kosztów badań.

Umowa może zostać zmieniona na wniosek każdej ze Stron, przy czym zmiana ta nie może powodować:

• zmiany zobowiązania o niefinansowaniu kosztów kwalifikowalnych operacji z udziałem innych środków publicznych;
• zmian mających wpływ na liczbę punktów przyznanych operacji, w taki sposób, że operacja ta nie uzyskałaby liczby punktów wymaganych do przyznania pomocy w ramach danego naboru wniosków o przyznanie pomocy; zmiana umowy nie jest możliwa w odniesieniu do kryteriów wyboru operacji, za które zostały przyznane punkty;
• uwzględnienia, w trakcie realizacji kolejnego etapu operacji, kwoty pomocy niewypłaconej w ramach rozliczonego etapu operacji, jeżeli nie została dokonana zmiana umowy w tym zakresie.

Agencja rozpatruje wniosek o zmianę umowy w terminie 30 dni od dnia złożenia tego wniosku. Wezwanie przez Agencję Beneficjenta do wykonania określonych czynności w toku postępowania o zmianę umowy, wydłuża termin rozpatrzenia wniosku o zmianę umowy o czas wykonania przez Beneficjenta tych czynności.

Umowa nie wymaga dokonania zmiany w przypadku:

• zmian wysokości poszczególnych pozycji kosztów kwalifikowalnych operacji
• złożenia wniosku o płatność przed terminami określonymi w umowie o dofinansowanie

Zmiana umowy jest wymagana w szczególności w przypadku:

zmian w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, związanych ze:

• zmniejszeniem zakresu lub wysokości kosztów kwalifikowalnych operacji w ramach jednego z etapów i zwiększeniem zakresu lub wysokości kosztów kwalifikowalnych operacji w ramach etapu późniejszego - wniosek w tej sprawie Beneficjent składa najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność w ramach etapu, którego zakres lub wysokość kosztów kwalifikowalnych operacji została zmniejszona, w przypadku niedotrzymania tego terminu, wniosek o zmianę umowy nie zostanie rozpatrzony pozytywnie w zakresie etapu, którego dotyczy złożony wniosek o płatność i Agencja rozpatrzy wniosek o płatność zgodnie z postanowieniami zawartej umowy,
• zwiększeniem zakresu lub wysokości kosztów kwalifikowalnych operacji w ramach jednego z etapów i zmniejszeniem zakresu lub wysokości kosztów kwalifikowalnych operacji w ramach etapu późniejszego - wniosek w tej sprawie Beneficjent składa najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność w ramach etapu, w którym zakres lub wysokość kosztów kwalifikowalnych operacji ma zostać zwiększona; w przypadku niedotrzymania tego terminu, wypłata pomocy zostanie dokonana do wysokości przewidzianej w umowie dla poszczególnych płatności;

zmian zakresu rzeczowego operacji w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, uzasadnionych analizą potrzeb. Wniosek w tej sprawie Beneficjent składa najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność (dotyczącego operacji lub jej etapu, którego zakres ma być zmieniony poprzez aneksowanie umowy); w przypadku niedotrzymania tego terminu, wniosek o zmianę umowy nie zostanie rozpatrzony pozytywnie i Agencja rozpatrzy wniosek o płatność zgodnie z postanowieniami zawartej umowy;

zmiany dotyczącej terminu złożenia wniosku o płatność - wniosek w tej sprawie Beneficjent składa przed upływem terminu złożenia wniosku o płatność lub po drugim wezwaniu Agencji.

zmiany dotyczącej miejsc realizacji operacji, wykazanych w załączniku nr 2 do umowy – wniosek w tej sprawie Beneficjent składa przed planowaną zmianą albo najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność końcową, jeżeli operacja realizowana była w jednym etapie, lub w dniu złożenia wniosku o płatność w ramach etapu w ramach którego została dokonana zmiana miejsc realizacji operacji; w przypadku niedotrzymania tego terminu, wniosek o zmianę umowy nie zostanie rozpatrzony pozytywnie i Agencja rozpatrzy wniosek o płatność zgodnie z postanowieniami zawartej umowy;

kiedy ocena przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie określonym w § 6 UOD powoduje zmniejszenie kwoty pomocy, pod warunkiem, że to zmniejszenie nie byłoby wynikiem niezgodności skutkującej zastosowaniem zmniejszeń kwoty pomocy określonych - zwiększenia przyznanej kwoty pomocy. Zwiększenie takie jest możliwe o ile będzie uzasadnione dokonanym przez Beneficjenta rozeznaniem rynku, po uzyskaniu zgody Agencji, z zastrzeżeniem, że zwiększona kwota pomocy nie może przekraczać maksymalnej kwoty pomocy przewidzianej w rozporządzeniu. Wniosek w tej sprawie, wraz z uzasadnieniem zawierającym rozeznanie rynku, Beneficjent składa najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność, którego ta zmiana dotyczy. W przypadku niedotrzymania tego terminu Agencja rozpatrzy wniosek o płatność zgodnie z postanowieniami zawartej umowy.

zmiany celu operacji. Zmiana taka (celu oraz, będąca efektem zmiany celu, zmiana wskaźników jego realizacji) jest możliwa tylko w wyjątkowych przypadkach oraz gdy zmiana ta uzyskała zgodę Agencji, a cel szczegółowy zostanie osiągnięty zgodnie z przepisami obowiązującymi dla realizacji operacji w ramach działania Współpraca ‒ wniosek w tej sprawie Beneficjent składa najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność w ramach etapu, w którym dokonano zmiany celu operacji, w przypadku niedotrzymania tego terminu, wniosek o zmianę umowy nie zostanie rozpatrzony pozytywnie w zakresie etapu, którego dotyczy złożony wniosek o płatność i Agencja rozpatrzy wniosek o płatność zgodnie z postanowieniami zawartej umowy;

Zawarcie aneksu do umowy w wyniku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zmianę umowy nie wymaga osobistego stawiennictwa Beneficjenta w Agencji i może zostać dokonane poprzez korespondencyjny obieg dokumentów.