Szczegółowe zasady zmian w projektach w programach POWER gdzie Instytucją Pośredniczącą (IP) jest NCBIR określają zapisy umowy o dofinansowanie.
Ponadto NCBIR jako Instytucja Pośrednicząca opracowała zasady wprowadzania zmian.
Są one również określone w materiale informacyjnym przygotowanym przez Instytucję Zarządzającą programem POWER.
Ogólne zapisy umów z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja i Rozwój, określone w paragrafie umowy zatytułowanym „Zmiany w Projekcie” to:
- Beneficjent może dokonywać zmian w Projekcie pod warunkiem ich zgłoszenia Instytucji Zarządzającej w SL2014 oraz Systemie Obsługi Wniosków Aplikacyjnych nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu oraz przekazania zaktualizowanego Wniosku i uzyskania akceptacji Instytucji Zarządzającej. Akceptacja jest dokonywana w SL2014 oraz Systemie Obsługi Wniosków Aplikacyjnych i nie wymaga formy aneksu do umowy.
- Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie Projektu określonym we Wniosku o sumie kontrolnej ( numer sumy kontrolnej wersji wniosku dołączonej do umowy przy jej podpisywaniu) do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego są przesuwane środki, jak i do zadania, na które są przesuwane środki w stosunku do zatwierdzonego Wniosku bez konieczności akceptacji Instytucji.
Przesunięcia, o których mowa powyżej, nie mogą:
1) zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu;
2) zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących zakupu środków trwałych;
3) zwiększać łącznej wysokości wydatków ponoszonych poza terytorium kraju i UE; 4) zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących zadań zleconych;
5) wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej Beneficjentowi;
6) dotyczyć kosztów rozliczanych ryczałtowo.
- W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie powstałych w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zasady konkurencyjności przekraczających 10% środków alokowanych na dane zadanie, mogą one być wykorzystane przez Beneficjenta wyłącznie za pisemną zgodą Instytucji Zarządzającej.
- W razie zmian w prawie krajowym lub unijnym wpływających na wysokość wydatków kwalifikowalnych w Projekcie strony mogą wnioskować o renegocjację umowy.
- W sytuacji, gdy umowa zabezpieczenia Projektu określa, że warunkiem ważności zabezpieczenia jest wyrażenie zgody podmiotu udzielającego zabezpieczenia na dokonanie zmian w Projekcie, Beneficjent zgłaszając zmianę do Instytucji Zarządzającej jest zobowiązany złożyć oświadczenie tego podmiotu, w którym wyraża zgodę na zaproponowane zmiany.
Poza zapisami umowy o dofinansowanie NCBIR opracował dokument ułatwiający wprowadzanie zmian w projektach POWER: „Zasady wprowadzania zmian w projektach – wymagające i niewymagające akceptacji Instytucji Pośredniczącej”.
Przykładowe zmiany opisane w dokumencie:
- Zmiany wymagające akceptacji IP – składane na formularzu wprowadzania kluczowych zmian, nie częściej niż co kwartał – wymagana zmiana wniosku o dofinansowanie:
- przesunięcie/wydłużenie/skrócenie okresu realizacji projektu.
- zmiana nazwy wnioskodawcy/ zmiana nazwy beneficjenta, w przypadku gdy podmiot zmienił się w inną osobę prawną, czyli zmianie uległ też KRS, NIP albo REGON;
- każda zmiana w zakresie wskazanego partnera projektu czy zmiana w zakresie zadań przypisanych do Lidera/ Partnera;
- zmniejszenie wartości docelowej wskaźników (ogółem) wraz z proporcjonalnym obniżeniem wartości projektu;
- zasadnicza zmiana w obrębie grupy docelowej w ramach działań realizowanych w projekcie;
- dodawanie/usuwanie zadań w projekcie;
- zmiany w zakresie zasadniczych założeń merytorycznych zadań, w tym znacząca modyfikacja rodzaju planowanego wsparcia / ścieżki wsparcia w projekcie, jeśli została dokonana zmiana grupy docelowej;
- przesunięcia w budżecie projektu powyżej 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego są przesuwane środki, jak i do zadania, na które są przesuwane środki w stosunku do pierwotnej wersji wniosku o dofinansowanie stanowiącej załącznik do umowy o dofinansowanie;
- zmiany skutkujące zmniejszeniem wartości projektu (np. proporcjonalnie – przy zmniejszaniu wartości wskaźników);
- wprowadzenie nowych pozycji budżetowych;
- zwiększenie wartości wydatków podlegających limitom dotyczących zakupu środków trwałych/ cross-financingu;
- wykorzystanie oszczędności w Projekcie powstałych w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zasady konkurencyjności, przekraczających 10% środków alokowanych na dane zadanie, pod warunkiem zwiększenia wartości wskaźników odnoszących się do celów projektu.
W przypadku rozliczania wydatków we wnioskach o płatność, które stanowią konsekwencję wprowadzonych do projektów zmian, należy wprowadzone zmiany wskazać we wniosku o płatność, w Zestawieniu dokumentów, pole Uwagi (zmiana zgłoszona w dniu …, zaakceptowana w dniu …).
- Zmiany niewymagające akceptacji IP – składane na formularzu informacji o wprowadzonych zmianach - składanym nie częściej niż co kwartał przed złożeniem wniosku o płatność - wprowadzanie zmian do wniosku o dofinansowanie wymagane będzie w uzasadnionych przypadkach, w porozumieniu z opiekunem projektu:
- zmiana nazwy beneficjenta - o ile podmiot nie zmienił się w inną osobę prawną (ma ten sam KRS, NIP albo REGON co przed zmianą);
- zmiana osób upoważnionych do podejmowania decyzji wiążących w imieniu beneficjenta;
- zmiana danych osoby do kontaktów roboczych;
- zwiększenie wartości docelowej wskaźników (przy zachowaniu pierwotnej wartości projektu i jakości wsparcia oferowanego uczestnikom);
- zmiana wskaźników na poziomie zadań, jeżeli zmiana nie wpływa na wartość wskaźników na poziomie modułu/ projektu;
- zmiana proporcji wskaźników w podziale na kobiety i mężczyzn z zastrzeżeniem, że łączna wartość docelowa wskaźnika nie ulega zmniejszeniu oraz gdy określony podział K/M nie wynikał z założeń danego konkursu);
- zmiany źródła danych do pomiaru i/lub sposobu pomiaru wskaźnika (przy zachowaniu zgodności z wymaganiami w zakresie wskaźników określonymi w regulaminie konkursu, definicjami wskaźników i kryteriami dostępu/premiującymi odnoszącymi się do wskaźników w projekcie);
- zmiany w obrębie grupy docelowej (niezwiązane ze zmianą głównych założeń projektu, celu, zaplanowanych form wsparcia w odniesieniu do określonej struktury projektu itp; dotyczących określonych przez Beneficjenta kryteriów wyboru grupy docelowej jak np. - rok i semestr studiów; wiek; inne kryteria specyficzne dla projektu, pod warunkiem zapewnienia zgodności z kryteriami konkursowymi, wskaźnikami, spójności i adekwatności z celem i założeniami merytorycznymi projektu i zaplanowanymi formami wsparcia, zgodności z dotychczas rozliczonymi wydatkami);
- zmiana sposobu rekrutacji uczestników projektu z zastrzeżeniem, że będzie zgodna z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020;
- zmiany w zakresie rodzaju planowanego wsparcia / ścieżki wsparcia pod warunkiem zachowania zaplanowanej jakości merytorycznej i zaplanowanych rezultatów wsparcia, zgodności z kryteriami konkursowymi, spójności i adekwatności z celem i założeniami merytorycznymi projektu i zaplanowanymi formami wsparcia;
- zmiana imienia i nazwiska osób zarządzających projektem;
- zmiana sposobu zarządzania projektem;
- przesunięcia w budżecie projektu do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego są przesuwane środki, jak i do zadania, na które są przesuwane środki w stosunku do pierwotnej wersji wniosku o dofinansowanie stanowiącej załącznik do umowy o dofinansowanie;
- przesunięcia w budżecie w ramach jednego zadania;
- przesunięcia w budżecie między latami (budżet ma charakter zadaniowy);
- zmiany w obrębie nazwy pozycji budżetowej;
- poniesienie wydatku w wyższej kwocie niż wynika ze szczegółowego budżetu z zastrzeżeniem, że będzie zgodna ze standardem kosztów (ewentualne rozbieżności ze standardami kosztów wynikać mogą z zastosowania określonych procedur, mających na celu wybór wykonawcy), będzie możliwa do pokrycia z oszczędności w ramach projektu;
- wykonywanie zaplanowanych działań przez większą/mniejszą liczbę osób, większy/mniejszy wymiar etatu (jeśli ewentualne związane z tym zmiany mieszczą się w dopuszczalnych limitach zmian w zadaniu/pomiędzy zadaniami oraz w zaplanowanym na ten cel budżecie w ramach stawek zaakceptowanych we wniosku o dofinansowanie lub niższych);
- objęcie wsparciem np. na kursach/szkoleniach większej niż planowana liczby osób z zastrzeżeniem, że nie wpłynie to na zwiększenie budżetu projektu oraz nie spowoduje obniżenia jakości wsparcia udzielonego uczestnikom projektu;
- zmiana dokumentu, który będzie podstawą rozliczenia wydatku np. zmiana faktury na rachunek do umowy zlecenia/ listy płac;
- zmiana formy zaangażowania kadry merytorycznej;
- zmiany formy zatrudnienia personelu, formy rozliczania zleconych usług (np. faktura, usługa wewnętrzna/ zewnętrzna, wymiar zaangażowania) pod warunkiem zachowania racjonalności wydatków i proporcjonalności stawek;
- zmiany w obrębie kategorii „personel projektu”, „usługi zlecone”;
- zmiany w ramach wydatków dotyczących zakupu środków trwałych/ cross-financingu, w ramach limitu % (np. zmiana na sprzęt o lepszych parametrach, zakup dodatkowego sprzętu), pod warunkiem, że zakup będzie niezbędny do realizacji danego modułu/projektu oraz racjonalny;
- modyfikacja zakresu istniejących kategorii budżetowych wprowadzenie nowego wydatku w ramach istniejącej, możliwie zbliżonej kategorii;
- zmiana formy całości lub części wkładu własnego (z kosztów bezpośrednich na pośrednie lub odwrotnie), pod warunkiem wniesienia wkładu w kwocie (minimalna wartość %) wskazanej w umowie o dofinansowanie;
- zmiana sposobu wnoszenia wkładu własnego, pod warunkiem wniesienia wkładu w ramach projektu na zasadach określonych w dokumentacji konkursowej i w umowie o dofinansowanie (minimalna wartość %);
- uszczegółowienie kwalifikacji wymaganych przez personel projektu/ wykonawców usług z zastrzeżeniem, że zostały spełnione minimalne wymogi określone w standardzie kosztów.
- istotne zmiany harmonogramu realizacji projektu, w tym przesunięcia terminu szkoleń/warsztatów/form wsparcia (zmiana harmonogramu realizacji projektu z zastrzeżeniem, że data zakończenia realizacji projektu pozostanie bez zmian).
W przypadku rozliczania wydatków we wnioskach o płatność, które stanowią konsekwencję wprowadzonych do projektów zmian, należy wprowadzone zmiany wskazać we wniosku o płatność, w Zestawieniu dokumentów, pole Uwagi (zmiana zgłoszona w dniu …).